發(fā)布時(shí)間：2017年4月23日 來(lái)源：www.www.qytjc.com
辦公室是各類單位組織內(nèi)部設(shè)立的辦理行政性事務(wù)的辦事機(jī)構(gòu)，是直接為各部門服務(wù)的綜合部門，是溝通上下左右、聯(lián)絡(luò)四面八方的“窗口”。由于辦公室在各個(gè)單位組織中處于中樞和要害部位，因此，辦公室工作是否高效，直接關(guān)系到本單位工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)與否和工作效率的優(yōu)劣，關(guān)系到本單位對(duì)外的形象和聲譽(yù)，對(duì)本單位工作具有重要影響。本文作者結(jié)合自己多年工作實(shí)踐，指出辦公室工作人員應(yīng)該具備“五勤”素質(zhì)、做好四個(gè)服務(wù)、開展三個(gè)宣傳、處理好兩個(gè)關(guān)系、開展一項(xiàng)培訓(xùn)來(lái)做好辦公室工作。
辦公室是各類單位組織的重要部門，集服務(wù)、參謀、協(xié)調(diào)督察等渚多職能于一身，是一個(gè)單位的樞紐和窗口，也是一個(gè)各項(xiàng)行政事務(wù)的綜合辦理機(jī)構(gòu)，具有承上啟下、上通下達(dá)、職能龐雜的特點(diǎn)。
江門保安服務(wù)公司辦公室外對(duì)一室六部，內(nèi)對(duì)五大部門，涉及保險(xiǎn)、工資、資產(chǎn)等多項(xiàng)管理工作任務(wù)，人員工作任務(wù)既艱巨又繁雜。因此，充分發(fā)揮辦公室職能，全面促進(jìn)中心的發(fā)展和平穩(wěn)運(yùn)行成為辦公室工作的重要職責(zé)和核心任務(wù)。就北京振遠(yuǎn)護(hù)衛(wèi)中心辦公室總體工作來(lái)說(shuō)，可用“五四三二一”來(lái)概括。
在基層辦公室工作，必須具備或努力讓自己具備“五勤”素質(zhì)，即：腩勤、眼勤、嘴勤、手勤、腿勤。
腦勤：之所以腦勤要排在位置，就是因?yàn)闆]腦勤，其他的勤都是空談。辦公室工作總體來(lái)說(shuō)還是腦力勞動(dòng)，先思而后行，每項(xiàng)工作都要經(jīng)過(guò)前期縝密思考、認(rèn)真謀劃，才能有序開展。方案的制訂、文件的歸納、數(shù)據(jù)的分析、文稿的撰寫、會(huì)議的組織，這些工作質(zhì)量與效果如何，就看辦公室人員動(dòng)了多少腦子，花了多少心思。所以在辦公室工作，就要善于思考、勤于動(dòng)腦，這是一切工作創(chuàng)新與發(fā)展的動(dòng)力之源。
眼勤：就是要多看，善于觀察，注重細(xì)節(jié)。在一線時(shí)要看管理，看隊(duì)伍，及時(shí)發(fā)現(xiàn)亮點(diǎn)，同時(shí)也要及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，較好是通過(guò)現(xiàn)象看到本質(zhì)。在本職工作上要對(duì)數(shù)據(jù)、文字等逐字逐行認(rèn)真校對(duì)審核，防止錯(cuò)誤與遺漏。同時(shí)業(yè)余時(shí)間還要多看書，看好書，增強(qiáng)理論水平，豐富自己的知識(shí)面，提高個(gè)人素質(zhì)。
嘴勤：就是要勤于溝通，善于溝通。上傳下達(dá)是辦公室的重要工作內(nèi)容，沒有一定的溝通能力和技巧，會(huì)讓工作陷于被動(dòng)。對(duì)上級(jí)，要多清示多匯報(bào)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)部署的工作，短事要及時(shí)匯報(bào)，長(zhǎng)事要階段性匯報(bào)，完事要總結(jié)性匯報(bào)；當(dāng)然匯報(bào)工作要有框架、有細(xì)節(jié)、有數(shù)據(jù)，確保領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)度了如指掌。對(duì)同事，要多交流，多聽意見，不斷改進(jìn)工作，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)部署下去的工作，耍及時(shí)上傳下達(dá)，適時(shí)給予工作提示，共同促進(jìn)工作提升。
手勤：就是要勤動(dòng)筆、勤記錄。俗話說(shuō)，好腦子不如爛筆頭，面對(duì)繁雜的辦公室工作，沒有勤動(dòng)筆的工作習(xí)慣，就會(huì)面臨丟三落四、指東往西的窘境，有時(shí)會(huì)造成嚴(yán)重后果。領(lǐng)導(dǎo)部署工作要隨時(shí)記錄，開會(huì)要做會(huì)議記錄，一線跟車要有跟車日志，員工談話要寫談話記錄，臨時(shí)事務(wù)要有備忘錄，總之記錄本與筆隨身帶，隨時(shí)隨地做好記錄。同時(shí)要勤做報(bào)表，保險(xiǎn)增減報(bào)表、服裝申領(lǐng)報(bào)表等各類數(shù)據(jù)報(bào)表，要及時(shí)到位。
腿勤：就是要勤動(dòng)腿，勤走動(dòng)。辦公室工作人員必須要走出去，要與基層打成一片，才能了解員工心態(tài)、熟悉基層工作、掌握工作流程，只有這樣，辦公室在制訂方案、組織活動(dòng)、擬定規(guī)章制度時(shí)才會(huì)接地氣，可操作，同時(shí)在給領(lǐng)導(dǎo)提建議、謀策略時(shí)，才能客觀公正，有的放矢。
辦公室既是一個(gè)綜合辦事機(jī)構(gòu)，也是一個(gè)服務(wù)部門，不論是參與政務(wù)，還是管理事務(wù)，都是為了做好服務(wù)。為領(lǐng)導(dǎo)的工作服務(wù)，為同級(jí)、上下級(jí)單位服務(wù)，服務(wù)是做好辦公室一切工作的指導(dǎo)思想。要做好辦文辦事協(xié)調(diào)處理等各類服務(wù)工作，主要有以下四點(diǎn)：
一是為領(lǐng)導(dǎo)的工作服務(wù)。作為離領(lǐng)導(dǎo)較近的一個(gè)部門，要時(shí)刻擺正位置，正確處理好與領(lǐng)導(dǎo)、與部fj之間的芙系。在工作上，一切都要以領(lǐng)導(dǎo)的工作思路和目標(biāo)為中心開展好辦公室工作，要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。在單位管理、決策等方面及時(shí)提出合理化建議，便于上級(jí)決策。同時(shí)辦公室工作人員要深入基層，積很收集基層意見建議，宣傳上級(jí)政策，做領(lǐng)導(dǎo)與員工的橋梁與紐帶。
二是對(duì)外服務(wù)。對(duì)于基層辦公室來(lái)說(shuō)，對(duì)外服務(wù)主要指中心各職能部門，以及屬地政府機(jī)構(gòu)企事業(yè)單位，按照“有理、有節(jié)、有度”的原則，上級(jí)機(jī)關(guān)的各類文件、電話、傳真、通知等要認(rèn)真對(duì)待，能自行處理的要及時(shí)傳達(dá)、部署、落實(shí)，需要呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)的要及時(shí)呈報(bào)，再按領(lǐng)導(dǎo)指示傳達(dá)部署，要隨時(shí)把控，及時(shí)回收，確保各項(xiàng)工作有部署，有落實(shí)，有反饋。
三是對(duì)內(nèi)服務(wù)。對(duì)內(nèi)服務(wù)主要是對(duì)基地內(nèi)部，作為辦公室工作人員要做好接聽電話、收發(fā)文件、編發(fā)信息等日常工作，這些工作看起來(lái)是小事，耽誤了就是大事。同時(shí)要有顧全大局、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的意識(shí)，比如在做隊(duì)員思想工作時(shí)，當(dāng)員工提出社保、服裝等方面的疑問(wèn)時(shí)，辦公室人員需到場(chǎng)負(fù)責(zé)解釋說(shuō)明，維護(hù)隊(duì)伍穩(wěn)定；對(duì)一些急事、要事和難事，及時(shí)協(xié)調(diào)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心和員工關(guān)注的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題著力協(xié)調(diào)，并時(shí)刻注意協(xié)調(diào)方式、方法和效果，使問(wèn)題及時(shí)有效地得到解決，從而避免糾紛的發(fā)生，較好地發(fā)揮了“喉舌”作用，保證政令暢通。
四是基層服務(wù)。辦公室工作人員對(duì)每一位來(lái)辦公室辦事、咨詢的員工都要熱情接待，熱忱服務(wù)，熱心幫忙，能處理的事務(wù)及時(shí)處理，能作答復(fù)的及時(shí)答復(fù)，對(duì)于不能解決的問(wèn)題，要耐心做好解釋工作，決不能在工作中出現(xiàn)相互推諉、相互扯皮的情況，杜絕“門難進(jìn)、臉難看、活難聽、事難辦”的現(xiàn)象發(fā)生。
宣傳工作是辦公室工作重要內(nèi)容之一，是上級(jí)與基層之間的橋梁，宣傳工作是否到位直接影響著政策的落實(shí)、制度的執(zhí)行、輿論的導(dǎo)向、人心的向背，無(wú)論何時(shí)何事，宣傳的核心都應(yīng)該以鼓舞人心，積很向上為主。從基層辦公室來(lái)說(shuō)，主要有以下三個(gè)方面的工作：
一是政篥宣傳：對(duì)于中心下發(fā)的各類文件都要時(shí)間傳達(dá)到各部門和相關(guān)崗位，要求傳達(dá)到每個(gè)人的必須督促各級(jí)骨干傳達(dá)到個(gè)人，特別是涉及員工切身利益的政策性文件，比如工資、被裝、保險(xiǎn)、福利、工作制度等，要深入基層，開展面對(duì)面的交流，逐條宣傳解釋，對(duì)員工的提問(wèn)要耐心解答，確保每個(gè)人都能理解，沒有疑惑。在政策宣傳時(shí)，應(yīng)掌握好時(shí)機(jī)及方式方法，可以在辦理新員工入職時(shí)，給他們進(jìn)行各類政策的宣傳，明確權(quán)利和義務(wù)，讓他們不帶問(wèn)題入職，促進(jìn)隊(duì)伍穩(wěn)定。
二是對(duì)外宣傳：對(duì)外宣傳工作可充分展現(xiàn)單位業(yè)績(jī)、文化建設(shè)、制度創(chuàng)新、發(fā)展戰(zhàn)略，是提高知名度、擴(kuò)大影響力的重要手段。目前北京振遠(yuǎn)護(hù)衛(wèi)中心對(duì)外宣傳的重要方式就是新聞報(bào)道，這就要講究及時(shí)性、時(shí)效性，這也是宣傳工作的生命。不論是基層動(dòng)態(tài)、員工風(fēng)采，還是新聞圖片、人物特寫，都要做到及時(shí)到位，否則就失去了報(bào)道的意義。這就要求辦公室工作人員要時(shí)刻保持收集新聞素材的工作習(xí)慣，記錄本、照相機(jī)不離身，大到重大活動(dòng)、重要會(huì)議，小到活動(dòng)花絮、員工生活，及時(shí)記錄及時(shí)擬稿，確保新聞報(bào)道的鮮活。同時(shí)新聞報(bào)道必須以事實(shí)說(shuō)話，時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事情經(jīng)過(guò)和事情發(fā)生的原因必須具體、確鑿，不能含糊不清。
三是內(nèi)部宜傳：在內(nèi)部宣傳方面，通過(guò)板報(bào)、標(biāo)語(yǔ)、條幅、視頻等形式，經(jīng)常在員工隊(duì)伍中開展優(yōu)秀典型、好人好事、崗位標(biāo)兵等先進(jìn)事跡宣傳，傳播正能量，引導(dǎo)廣大員工向先進(jìn)學(xué)習(xí)，向模范看齊。這就要求辦公室人員要融入基層，及時(shí)發(fā)現(xiàn)在基層隊(duì)伍中典型事跡及員工身上的閃光點(diǎn)，通過(guò)文字影像展現(xiàn)員工風(fēng)采。
一是繁簡(jiǎn)關(guān)系，二是緩急關(guān)系。
從事過(guò)辦公室工作的人都知道，辦公室工作非常繁雜，就北京振遠(yuǎn)護(hù)衛(wèi)中心辦公室而言，就涉及員工社會(huì)保險(xiǎn)辦理、人事檔案管理、服裝裝備管理、固定資產(chǎn)管理、職工之家建設(shè)、宣傳報(bào)道工作、來(lái)客來(lái)訪接待、辦文辦事辦會(huì)、三標(biāo)管理認(rèn)證等近60項(xiàng)具體工作，并且還要處理臨時(shí)性、突發(fā)性工作。大到大型活動(dòng)與會(huì)議，小到辦公用品的使用，林林總總，不一而足。如果單位人數(shù)多，更會(huì)面臨人員流動(dòng)大，事務(wù)多，其中的工作量可想而知。
面對(duì)繁雜的工作局面，辦公室人員要時(shí)刻保持清醒的頭腦，找尋工作規(guī)律，將繁雜的事變得簡(jiǎn)易。其實(shí)辦公室工作還是有規(guī)律可循的，比如按程序辦事，就能不亂陣腳，按制度執(zhí)行，就能避免出錯(cuò)，同時(shí)要做好工作分工，各負(fù)其責(zé)，使繁雜工作條理化，保證有序進(jìn)行。另外，辦公室工作中較重要的就是要處理好事務(wù)的輕重緩急，有的工怍應(yīng)急辦，有的工作可緩辦，這要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)布置工作任務(wù)的性質(zhì)、完成時(shí)間來(lái)確定，比如突發(fā)事件、數(shù)據(jù)上報(bào)就要有時(shí)效性，急事急辦，而工作總結(jié)、組織會(huì)議等日常工作就要根據(jù)任務(wù)時(shí)間來(lái)確定處理節(jié)奏。只要做好工作規(guī)劃，排好任務(wù)序列，再繁雜的工作也會(huì)井井有條，忙而不亂。
作為一名辦公室工作人員，既要有所專長(zhǎng)，又要是多面能手，辦公室工作人員要在寫作、攝影、網(wǎng)絡(luò)、書畫、設(shè)計(jì)等各方面至少有一至兩項(xiàng)專長(zhǎng)，同時(shí)在其他方面也要有一定的技能和工作經(jīng)驗(yàn)，這樣才能對(duì)辦公室工作應(yīng)付自如，所以開展業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)是必不可少的，每個(gè)辦公室人員都要努力讓自己成為一個(gè)“通才”與“專才”。
這里所說(shuō)的培訓(xùn)，除了單位組織的各類集中培訓(xùn)外，重點(diǎn)還是要進(jìn)行自我培訓(xùn)。自我培訓(xùn)是一種自我學(xué)習(xí)，效果比任何培訓(xùn)效果都要明顯。當(dāng)我們拍出的新聞?wù)掌煌怀鰰r(shí)，要多分析多試拍多模仿，讓拍攝經(jīng)驗(yàn)不斷累積，形成自己的風(fēng)格；當(dāng)面對(duì)復(fù)雜的各類數(shù)據(jù)時(shí)，要不惜放棄休息時(shí)間來(lái)分析其邏輯關(guān)系，研究編寫Excel函數(shù)公式，讓復(fù)雜變得簡(jiǎn)單，提高工作效率減少錯(cuò)誤率；當(dāng)自己對(duì)一篇文稿不滿意時(shí)，要多走訪基層，不惜幾易其稿，甚至推倒重來(lái)。這些都是通過(guò)主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，通過(guò)不斷解決問(wèn)遂來(lái)不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)，以此實(shí)現(xiàn)提高自我的一種自我培訓(xùn)方式。長(zhǎng)此以往，就會(huì)形成一種學(xué)習(xí)習(xí)慣，一旦在工作中發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，就會(huì)激發(fā)我們解決問(wèn)題的興趣，堅(jiān)定不解決問(wèn)題誓不罷休的毅力。
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